Đa số doanh nghiệp nhận thức được vai trò của phân tích dữ liệu (Data Analytics). Theo báo cáo “Big Success with Big Data” được Accenture (công ty cung cấp công nghệ và dịch vụ tư vấn quản trị độc lập) thực hiện: 89% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nghĩ rằng Big Data (Dữ liệu lớn) sẽ làm thay da đổi thịt hoạt động kinh doanh như Internet đã từng làm.

Thực tế, 83% chủ doanh nghiệp đang theo đuổi các dự án về Big Data nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong các hoạt động như: phát triển các mối quan hệ có tầm ảnh hưởng hơn với khách hàng (chiếm 37%), xác định lại việc phát triển sản phẩm (26%), và thay đổi cách thức vận hành tổ chức (15%),…

Nhưng để doanh nghiệp thực sự đầu tư nghiêm túc cho phân tích dữ liệu không hề dễ. Nếu mục tiêu của bạn là áp dụng phân tích dữ liệu cho doanh nghiệp, làm thế nào để thuyết phục những nhà ra quyết định – không chỉ  CMO mà cả các nhà điều hành cấp cao khác – sẵn sàng thay đổi?

Dưới đây là một số hướng dẫn có thể hữu ích.

1. Chuẩn bị sẵn để xây dựng lòng tin

Các nhà lãnh đạo luôn quan tâm đến 3 yếu tố cốt lõi – con người, tiền bạc và thời gian. Do đó để thuyết phục họ, bạn phải chứng minh được phương án của mình hướng đến cùng mục tiêu.

Hãy chuẩn bị và trình bày rõ ràng cách bạn đang sử dụng các phân tích dữ liệu để hỗ trợ đồng nghiệp, các phòng ban khác, cũng như những khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài.

Hiểu được những gì các nhà lãnh đạo quan tâm sẽ giúp bạn tìm đúng lý lẽ để thuyết phục họ rằng phân tích dữ liệu cần thiết cho việc ra quyết định tốt hơn.

2. Hiểu rõ tiến trình ra quyết định

Trong khi ý tưởng, cảm xúc và bản năng dễ thay đổi, thì các phân tích dữ liệu lại là cơ sở thực tế giúp nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định dựa trên lý trí.

Tin tốt là không bắt buộc phải có dữ liệu hoàn hảo ở qui mô toàn doanh nghiệp mới có thể tạo nên các quyết định hoàn hảo. Theo báo cáo Measurement and Analytics 2015 của chuyên trang Econsultancy, 40% doanh nghiệp cho rằng phần lớn các dữ liệu phân tích họ có hữu ích để ra quyết định. Quan trọng là phải học cách hỏi đúng câu hỏi và đi sâu vào vấn đề để tìm ra đúng trọng tâm mà các phân tích dữ liệu có thể phát huy tác dụng.

Cách đơn giản để hỏi đúng vấn đề là xác định 3 quyết định quan trọng nhất mà nhà lãnh đạo phải đưa ra hàng ngày. Các quyết định này thường liên kết chặt chẽ với mục tiêu của nhà lãnh đạo.

Ví dụ, Thomas Wyszynski, Giám đốc Phân tích dữ liệu của Schneider Electric, từng thuyết phục một giám đốc kinh doanh – lúc đó đang phải vật lộn với chiến lược giá cho một số sản phẩm. Người này cho rằng nên dựa vào bản năng, thay vì nhìn vào dữ liệu, để ra quyết định về giá. Wyszynski đã dựa trên các dữ liệu sẵn có, mô phỏng một số kịch bản gây tác động lên giá cả và số lượng sản phẩm. Cuộc thảo luận đã “khai thông” cho vị giám đốc kinh doanh, giúp ông ta nhận ra những sai lầm trong cách làm trước kia và điều chỉnh chiến lược kinh doanh của mình theo hướng hợp lý hơn.

3. Nắm được điều các nhà lãnh đạo trăn trở

Một khi xây dựng được lòng tin và nắm được cách nhà lãnh đạo ra quyết định, bạn cũng sẽ nhanh chóng nhận ra điểm vướng mắc của họ. Hãy lưu ý những vướng mắc này và đề xuất việc phân tích dữ liệu như cách để mổ xẻ vấn đề và đưa ra giải pháp phù hợp.

Ví dụ, vướng mắc của nhiều nhà lãnh đạo hiện nay là làm thế nào để duy trì được lợi thế cạnh tranh.

Như thông tin từ báo cáo trên, 79% nhà lãnh đạo tin rằng những công ty thất bại trong việc áp dụng Big Data sẽ đánh mất vị thế cạnh tranh và thậm chí có thể biến mất trên thị trường.

Mike Messersmith, Phó chủ tịch bộ phận dinh dưỡng thể thao tại NBTY (một trong những nhà sản xuất vitamin và thuốc bổ lớn nhất thế giới) khẳng định: “Tính cạnh tranh ngày càng dữ dội hơn bao giờ hết bất kể lĩnh vực hoạt động, với những thương hiệu đã có chỗ đứng vẫn đang nỗ lực duy trì và phát triển thị phần và ngày càng nhiều người chơi mới nhập cuộc. Trong bối cảnh này, các phân tích dữ liệu và định hướng đo lường rõ ràng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tiến trình và thành quả đạt được. Bạn không thể cải thiện thứ bạn không thể đo lường”.

4. Diễn đạt phù hợp với đối tượng người nghe

Nghệ thuật giao tiếp bậc thầy là biết được người nghe của mình là ai.

Và nguyên tắc đầu tiên chính là nói cùng ngôn ngữ với người nghe. Trong trường hợp này, các đề xuất về phân tích dữ liệu cần được thuyết trình bằng những từ ngữ dễ hiểu nhất đối với các nhà lãnh đạo. Tránh sử dụng những từ đao to búa lớn và chuyên ngành. Không phải người nghe không đủ thông minh để hiểu mà vì công việc và kiến thức của họ ở tầm tổng quát hơn là chuyên sâu. Vì vậy hãy đơn giản hóa thuật ngữ hết mức có thể.

Hay một phương pháp tiếp cận khác, theo lời khuyên của Messersmith, là dựa trên quan điểm của nhà lãnh đạo.

Giả sử công ty bạn đang sử dụng Big Data cho bộ phận kế toán kiểm toán, nhưng chậm triển khai nó cho phòng sale và marketing. Nếu vậy, một chiến thuật cụ thể có thể sử dụng đó là chỉ ra cách bạn có thể hỗ trợ bộ phận kiểm toán bằng các phân tích dữ liệu của mình. Ví dụ nói với trưởng bộ phận kiểm toán rằng: “Tôi biết bạn đang thực hiện kiểm toán cho bộ phận bán hàng, và chúng tôi có những thuật toán để phát hiện gian lận, vậy chúng ta có thể làm việc cùng nhau”.

5. Đừng quên tính đồng bộ

Một trở ngại phổ biến ngăn cản việc triển khai phân tích dữ liệu trong doanh nghiệp chính là tính không đồng nhất trong cách dữ liệu được trình bày và sử dụng bởi nhiều phòng ban khác nhau.

Jennifer Kelly Dominiquini, CMO của BBVA Compass, cho biết đã chứng kiến nhiều công ty có bộ phận tồn kho và chuỗi cung ứng làm việc dựa trên hai nhóm số liệu khác nhau nên hoàn toàn không kết nối được.

“Từng bộ phận có thể sở hữu khả năng phân tích tuyệt vời, nhưng nếu đo lường sai thứ cần đo lường hoặc đo lường những thứ không khớp với nhau, việc áp dụng phân tích dữ liệu sẽ không phát huy được hiệu quả”.

Hãy bắt đầu triển khai, điều chỉnh từng bước nhỏ để biến phân tích dữ liệu trở thành một phần không thể thiếu trong cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp. Nếu bạn trình bày được cách mà phân tích dữ liệu có thể giúp các phòng ban và các đội ngũ cùng cộng tác để cùng đạt được các mục tiêu kinh doanh, thì họ sẽ lắng nghe.

  6. Đừng tiến hành một mình

Bạn có thể bắt đầu từ những thay đổi nhỏ để lôi kéo đồng minh cho các dự án phân tích dữ liệu trong tương lai.

Bằng cách thiết lập sự tin tưởng, hiểu được người ra quyết định là ai, và tìm kiếm sự ủng hộ, bạn có thể gia tăng cơ hội áp dụng phân tích dữ liệu trong tổ chức. Bước thuyết phục không chỉ cần đơn giản và trực quan, mà còn phải nhấn mạnh vào vai trò của mỗi người một cách rõ ràng để họ cảm nhận được tầm quan trọng của mình trong việc triển khai phân tích dữ liệu.

Hãy giải thích cặn kẽ tác động của phân tích dữ liệu cho các CMO, giám đốc sản xuất, giám đốc chuỗi cung ứng – và thúc đẩy ban lãnh đạo tiến đến hành động tiếp theo, đó là mỗi phòng ban đều dựa trên dữ liệu để ra quyết định hiệu quả hơn.

7. Đừng phức tạp hóa các phân tích dữ liệu

Một nhà khoa học dữ liệu có tài không xử lý mọi vấn đề kinh doanh nảy sinh. Họ biết cách chọn lọc và chỉ tập trung vào những vấn đề tác động nhiều nhất đến giá trị doanh nghiệp.

Hãy áp dụng những công cụ và định dạng trình bày đơn giản nhưng trực quan và tác động đến người xem. Trang quản trị (Dashboard) và các bản lưu nhanh dữ liệu (Snapshot) có thể giúp nhà lãnh đạo hình dung các chỉ số KPIs gắn với những mục tiêu cụ thể.

Điểm mấu chốt là đơn giản hóa các phân tích để đảm bảo dữ liệu có thể sử dụng được và mang lại hiểu biết đầy đủ mà không sợ dữ liệu bị trùng lắp hoặc loại trừ lẫn nhau giữa các nguồn khác nhau.

Hãy tự hỏi: “Đâu là điểm tạo doanh thu?” và “Phân tích dữ liệu có thể tạo ảnh hưởng ở đâu?”. Câu trả lời sẽ cho biết bạn nên bắt đầu trình bày từ đâu để nổi bật vai trò của phân tích dữ liệu.

(Theo www.econsultancy.com)